Pro24

Procedurer for økonomi-, licens- og kontraktstyring #

Effektiv styring af økonomi, licenser og kontrakter er afgørende for enhver organisations succes og overholdelse af lovgivning. Disse procedurer har til formål at sikre gennemsigtighed, ansvarlighed og optimering af ressourcer.

---

1. Økonomistyring #

Formålet med økonomistyringsprocedurerne er at sikre en forsvarlig og gennemsigtig håndtering af alle finansielle transaktioner, budgetter og rapportering.

1.1 Budgettering #

• Ansvar: Den finansansvarlige (eller tilsvarende) er ansvarlig for at koordinere budgetprocessen. Hver afdelingsleder er ansvarlig for at udarbejde budgetforslag for deres område.
• Proces:
  1. Årligt udarbejdes et detaljeret budget for det kommende regnskabsår, typisk i sidste kvartal af det nuværende år.
  2. Budgetterne skal indeholde forventede indtægter og udgifter, opdelt efter kategori (f.eks. løn, drift, investeringer).
  3. Budgetforslagene gennemgås og godkendes af den øverste ledelse.
  4. Godkendte budgetter kommunikeres ud til alle relevante parter.
• Revision: Budgetter skal revideres mindst kvartalsvis og justeres efter behov for at afspejle ændringer i forretningsmiljøet eller uforudsete udgifter/indtægter.

1.2 Bogføring og regnskab #

• Ansvar: Bogholderiet (eller en ekstern revisor) er ansvarlig for løbende bogføring og opretholdelse af nøjagtige regnskaber.
• Proces:
  1. Alle indtægter og udgifter skal bogføres præcist og rettidigt i overensstemmelse med gældende regnskabsstandarder (f.eks. IFRS, danske årsregnskabslov).
  2. Kvitteringer, fakturaer og andre bilag skal opbevares i mindst 5 år (eller i henhold til gældende lovgivning).
  3. Der skal udføres månedlig afstemning af bankkonti, kreditorer og debitorer.
• Rapportering: Der skal udarbejdes månedlige eller kvartalsvise finansielle rapporter (f.eks. resultatopgørelse, balance, pengestrømsopgørelse) til ledelsen. Årsregnskabet skal revideres af en uafhængig revisor og indsendes til de relevante myndigheder.

1.3 Godkendelse af udgifter #

• Ansvar: Alle udgifter skal godkendes af den rette person i henhold til en godkendelsesmatrix.
• Proces:
  1. Udgifter under et vist beløb kan godkendes af afdelingslederen.
  2. Større udgifter skal godkendes af den finansansvarlige og/eller den øverste ledelse.
  3. Der skal opbevares dokumentation for alle godkendelser.
  4. Indkøb over en bestemt tærskel skal indhente flere tilbud for at sikre konkurrencedygtige priser.

---

2. Licensstyring #

Formålet med licensstyringsprocedurerne er at sikre overholdelse af licensbetingelser, undgå uautoriseret brug og optimere licensomkostningerne.

2.1 Identifikation og registrering #

• Ansvar: En udpeget licensansvarlig (f.eks. IT-chef eller en administrativ medarbejder) er ansvarlig for at vedligeholde en komplet fortegnelse over alle licenser.
• Proces:
  1. Alle nye licenser, software, abonnementer og immaterielle rettigheder skal registreres umiddelbart efter erhvervelse.
  2. Registreringen skal indeholde følgende information:
     • Produktnavn/licensnavn
     • Leverandør
     • Start- og slutdato for licensperioden
     • Antal brugere/installationer
     • Licensnøgle/serienummer
     • Omkostninger
     • Ansvarlig afdeling/bruger
     • Betingelser for brug og fornyelse
• Værktøj: Brug en dedikeret licensdatabase eller et regneark til at holde styr på informationen.

2.2 Overvågning og overholdelse #

• Ansvar: Den licensansvarlige er ansvarlig for at overvåge licensforbruget og sikre overholdelse af licensbetingelser.
• Proces:
  1. Der skal udføres regelmæssige kontroller (f.eks. kvartalsvis) for at sikre, at antallet af installationer eller brugere stemmer overens med antallet af købte licenser.
  2. Eventuelle overtrædelser af licensbetingelser skal straks rapporteres til den relevante ledelse og korrigeres.
  3. Medarbejdere skal informeres om gældende licenspolitikker og retningslinjer for brug.

2.3 Fornyelse og udløb #

• Ansvar: Den licensansvarlige er ansvarlig for at administrere licensfornyelser og udløb.
• Proces:
  1. Systemet skal give tidlig advarsel (f.eks. 60-90 dage før udløb) om kommende licensfornyelser.
  2. Forud for fornyelse skal der foretages en gennemgang af behovet for den pågældende licens for at undgå unødvendige udgifter.
  3. Beslutning om fornyelse, opgradering eller opsigelse skal træffes i god tid.
  4. Licenser, der ikke længere er nødvendige, skal opsiges rettidigt for at undgå automatiske fornyelser og unødige omkostninger.

---

3. Kontraktstyring #

Formålet med kontraktstyringsprocedurerne er at sikre, at alle kontrakter er gyldige, overholdes, og at organisationens interesser er beskyttet.

3.1 Kontraktudformning og forhandling #

• Ansvar: Den afdeling, der indgår en kontrakt, er ansvarlig for dens udformning, i samarbejde med juridisk afdeling (hvis relevant).
• Proces:
  1. Alle kontrakter skal være skriftlige og indeholde klare og entydige vilkår.
  2. Juridisk afdeling (eller ekstern juridisk rådgiver) skal gennemgå alle væsentlige kontrakter før underskrift.
  3. Forhandlinger skal dokumenteres, og alle ændringer i kontrakten skal nedfældes skriftligt.
  4. Standardkontraktskabeloner bør anvendes, hvor det er muligt, for at sikre konsistens.

3.2 Kontraktarkivering #

• Ansvar: Den afdeling, der indgår kontrakten, er ansvarlig for korrekt arkivering.
• Proces:
  1. Alle underskrevne kontrakter skal opbevares centralt, enten fysisk i et sikret arkiv eller digitalt i et kontraktstyringssystem med adgangskontrol.
  2. En digital kopi af alle kontrakter bør laves og gemmes på en sikker server med passende backup.
  3. Arkiverede kontrakter skal være let tilgængelige for autoriseret personale.
  4. Oversigt over kontrakter skal indeholde nøgleinformationer som: Kontraktpartnere, kontrakttype, start- og slutdato, opsigelsesvarsel, værdi, ansvarlig person.

3.3 Overvågning og overholdelse #

• Ansvar: Den ansvarlige afdelingsleder er ansvarlig for at overvåge, at kontraktvilkår overholdes af både organisationen og kontraktpartneren.
• Proces:
  1. Regelmæssige gennemgange af kontrakter skal finde sted for at sikre, at alle forpligtelser og deadlines overholdes.
  2. Eventuelle afvigelser eller problemer skal dokumenteres og løses prompte.
  3. Der skal være en klar proces for håndtering af tvister eller brud på kontrakten.

3.4 Opsigelse og fornyelse #

• Ansvar: Den ansvarlige afdelingsleder og/eller kontraktansvarlig skal styre opsigelse og fornyelse af kontrakter.
• Proces:
  1. Systemet skal advare om kommende udløb eller opsigelsesfrister for kontrakter i god tid (f.eks. 90-120 dage før).
  2. En strategisk vurdering skal foretages før fornyelse: Er kontrakten stadig relevant? Kan der opnås bedre vilkår?
  3. Opsigelser skal meddeles skriftligt og i henhold til kontraktens opsigelsesvarsel.
  4. Afsluttede kontrakter skal arkiveres i overensstemmelse med gældende regler for opbevaring.